Mise en place depuis la réforme de la facturation électronique, la piste d’audit fiable (PAF) est une procédure documentée qui permet de suivre l’ensemble du processus de facturation dans les entreprises, de la réception ou de l’émission de la facture jusqu’à la fin de sa période de conservation. L’objectif de l’administration fiscale est de prévenir le risque de fraude à la TVA.

Une documentation exigible à tout moment par l'administration fiscale

La PAF est obligatoirement mise en place à défaut de factures échangées avec signature électronique ou EDI fiscal (échange des données informatisées, c’est-à-dire la transmission électronique des déclarations à partir des fichiers comptables) par l’intermédiaire de l’expert-comptable. Il faut donc matérialiser cette PAF en documentant l’existence de procédures de contrôles réalisés par l’entreprise, contrôles qui se doivent d’être organisés et permanents.

Toutes les entreprises qui émettent ou reçoivent des factures autrement qu’électroniques ou signées vont devoir présenter la piste d’audit fiable à l’administration fiscale. Cette dernière précise que la documentation doit être adaptée à la taille de l’entreprise.

Les trois exigences de l'administration fiscale :

• authenticité de la facture ;
• authenticité du contenu ;
• lisibilité du contenu.

La plus-value de l'expert-comptable dans la mise en place de la PAF

Le diagnostic réalisé par l’expert-comptable permet non seulement de répondre à une obligation en cas de contrôle de l’administration fiscale, d’identifier les forces et les faiblesses de l’organisation de l’entreprise au regard de la piste d’audit fiable pour y apporter des améliorations et sécuriser certains éléments, mais aussi de pouvoir fournir une facturation traçable et donc conforme à la réglementation en vigueur.

« Notre mission consistera à analyser, rédiger et documenter l’ensemble des circuits d’information de la commande jusqu’au paiement (clients et fournisseurs). En plus d’analyser l’ensemble des circuits d’information, nous devrons également vérifier les méthodes d’archivage et nous assurer que le système informatique de nos clients permette de déployer l’ensemble de ces opérations.

La rédaction de cette documentation est un moyen de preuve pour :

• identifier et corriger les erreurs ou les anomalies dans la gestion des factures ;
• assurer la bonne application des règles de facturation ;
• garantir que la facture est correcte dans son traitement de la TVA. »

Quelles sont les sanctions en cas de défaut de PAF ?

Elles sont très lourdes notamment en termes de TVA récupérable :

• la remise en cause de la TVA déductible sur achats ;
• des pénalités sur le montant qui a été ou aurait dû être facturé ;
• différentes amendes dont une amende forfaitaire par facture et par mention erronée ou manquante ;
• 40 % de majoration des droits en cas de manquement délibéré et 80 % en cas de manœuvres frauduleuses ;
• un procès-verbal de carence.

Anticiper le passage à la facturation électronique

La PAF favorise déjà le passage à la facture dématérialisée (en cas de non échange EDI ou signature électronique des factures). La PAF devient un rempart contre la fraude et elle prépare à la réforme à venir !

Rappelons que les entreprises auront l’obligation de dématérialiser les factures entrantes et sortantes à compter du :

• 1er juillet 2024 pour les grandes entreprises ;
• 1er janvier 2025 pour les entreprises de taille intermédiaire ;
• 1er janvier 2026 pour les PME et les micro-entreprises.