Rappelons que lorsqu’un employeur propose ou fournit un bien à titre gratuit ou à un prix inférieur à sa valeur réelle, ce bien est soumis à cotisation. Il est donc considéré comme un avantage en nature. Le groupe de travail Ressources humaines d’Absoluce précise dans quel cas un repas est un avantage en nature ou pas.
Dans le cas des avantages en nature « nourriture », l’avantage est calculé sur un système de forfait. Il existe trois classes d’avantage en nature pour les repas.
1) L’employeur fournit gratuitement ou paie le restaurant
Quand l’employeur donne gratuitement les repas ou paie directement le repas au restaurateur, l’avantage doit être évalué forfaitairement. Pour un repas, le forfait s’élève à 5 euros.
Il est cependant possible qu’une convention collective ou un accord salarial fasse augmenter l’évaluation du forfait. Dans ce cas-là, il est alors impératif d’utiliser ces chiffres plus favorables pour la base de calcul.
Pour les dirigeants et les mandataires sociaux, l’avantage en nature peut être évalué au même titre que les salariés, c’est-à-dire avec l’évaluation forfaitaire.
Les dirigeants et les mandataires sociaux concernés sont :
- les gérants minoritaires ou égalitaires des SARL ou SELARL ;
- les présidents du conseil d’administration et les directeurs généraux et délégués ;
- les dirigeants et présidents des SAS ou SELAS.
2) L’employeur fournit un repas à prix modeste
L’employeur peut décider de fournir des repas à des prix réduits. Il peut demander, s’il le souhaite, une compensation financière de la part de son salarié.
Cette compensation peut prendre deux formes :
- soit elle est retenue sur le salaire ;
- soit le salarié participe financièrement à l’acquisition du repas.
Le montant de l’avantage imposable est alors réduit de la part de compensation fournie par le salarié.
A l’inverse, si le salarié prend ses repas chez l’employeur et que sa participation financière est inférieure à l’évaluation forfaitaire, alors la différence entre les deux sera soumise à cotisation.
Cependant, si le salarié prend ses repas dans un restaurant d’entreprise ou une cantine (pour être considéré comme restaurant d’entreprise, il faut que l’établissement bénéfice du taux réduit de la tva), deux évaluations se distinguent :
- la participation est inférieure à 50 % (soit 2,50 euros) de l’évaluation forfaitaire. Dans ce cas, la différence est soumise à cotisations ;
- la participation est égale ou supérieure à 50 % de l’évaluation forfaitaire. Dans ce cas, l’avantage en nature est négligeable et ne sera donc pas intégré dans l’assiette des cotisations.
3) L’employeur doit obligatoirement fournir le repas
Dans certains cas, la fourniture de repas dépend d’une obligation professionnelle ; en conséquence, cela exclut le repas du calcul de l’assiette des cotisations.
Pour qu’ils puissent être exclus, les repas doivent être fournis aux personnels qui, par leurs missions, sont amenés à prendre leurs repas avec les personnes dont ils ont la charge.
Conditions spécifiques entre autres pour les cafés-hôtels-restaurants
Les conditions particulières de travail, les accords collectifs ou les usages peuvent imposer à l’employeur de nourrir gratuitement les salariés, en totalité ou en partie, dans l’établissement, pour le personnel des entreprises des hôtels-cafés-restaurants, de la restauration de collectivités, de la restauration rapide, des chaînes de cafétérias et assimilées et des casinos.
L’avantage en nature « nourriture » est évalué conformément aux dispositions du code du travail. Dans ce secteur professionnel, l’avantage en nature repas est donc égal à une fois le minimum garanti par repas soit 3,94 euros et à 7,88 euros pour deux repas depuis 1er août 2022.
Les repas « professionnels » ne sont pas concernés
Les frais de repas liés aux déplacements professionnels ou résultant d’obligations professionnelles qui sont remboursés par l’employeur ne sont pas considérés comme un avantage en nature. Ils sont considérés comme des frais professionnels et ne sont donc pas soumis aux cotisations sociales.
Attention aux redressements Urssaf !
La détermination de l’avantage en nature repas doit être effectuée de manière précise. En cas de contrôle Urssaf, une évaluation erronée fera l’objet d’un redressement de cotisations qui, sur trois années, pourrait avoir une incidence financière importante.
Les entreprises ont tout intérêt à faire appel à leur expert-comptable pour être « au carré » sur ce sujet.
