Menée au cours du dernier semestre 2020 auprès de 7 450 dirigeants évoluant majoritairement dans des PME, cette étude dresse un état des lieux détaillé des enjeux relatifs à l’établissement de budgets et de reportings et identifie plus largement les leviers afin de permettre aux organisations d’affiner leurs prévisions et d’agir sur leur activité.

Elément majeur de cette enquête, la problématique de reporting est une réalité pour 47 % des entreprises, que cela soit en termes d’élaboration ou d’amélioration. Concernant les pratiques, une majorité de dirigeants établissent un budget annuel (81 %) et l’actualisent chaque trimestre et semestre. Parmi les quelques réfractaires, 19 % sont confrontés à des problématiques de temps ou de disponibilité de la data et 28 % admettent ne pas voir l’utilité de procéder à cet exercice.

Par ailleurs, 76 % des dirigeants réalisent un reporting mensuel. Il s’agit pour près de la moitié d’entre eux d’un reporting élargi aux données comptables, financières et opérationnelles. En termes d’outils, Excel reste la référence pour plus d’une entreprise sur deux (56 %), l’autre moitié ayant recours à des dispositifs spécifiques, comme des logiciels de data analytics (15 %) intégrés dans l’ERP (21 %) ou conçus en interne (8 %).

Un outil de communication, fixant les objectifs de performance, qui gagnerait à s’étoffer d’éléments extra-financiers

Les entreprises destinent majoritairement leur reporting à la direction générale (81 %) et dans une moindre mesure à la direction financière (39 %) et aux actionnaires (37 %). L’étude souligne d’ailleurs qu’il s’ouvre encore trop peu aux partenaires financiers tels que les fonds d’investissement ou établissements bancaires (17 %). Sans grande surprise, les dirigeants visent par ce dispositif de reporting, l’analyse et la compréhension des écarts avec le budget ou la période précédente (65 %) et la mise en place de plans d’actions (63 %). Ces derniers déclarent également avoir pour objectif d’apprécier l’impact sur la prévision de trésorerie (45 %) ainsi que sur l’ajustement du budget (36 %).

Au regard des destinataires identifiés précédemment, le reporting apparaît comme un outil de communication sur les performances de l’entreprise tant en interne qu’envers l’ensemble des parties prenantes. Sur ce point précisément, l’enquête souligne la nécessité d’y intégrer des données extra-financières afin d’obtenir une compréhension globale et contextualisée de l’évolution des résultats, accélérant ainsi la prise de décision.

Des données encore insuffisantes, peu fiables et surtout difficiles d’accès

L’enquête identifie trois principales faiblesses partagées par 59 % des dirigeants. Ces derniers reconnaissent effectivement que leur dispositif de reporting souffre d’un niveau d’information insuffisant (22 %), ils redoutent un risque sur la fiabilité de leur data (36 %) et plus encore, ils reconnaissent avoir des latences importantes pour son obtention (39 %). Enfin, seuls 79 % des dirigeants qui réalisent des prévisions budgétaires procèdent à un rapprochement avec le reporting. C’est finalement peu au regard de l’essence même de l’exercice qui est notamment de contrôler l’atteinte des objectifs fixés.

« Les outils de pilotage représentent un enjeu majeur pour les PME, d’autant plus prégnant dans le contexte de 2021. Naturellement, il existe une corrélation certaine entre la taille de l’entreprise et le niveau de maturité dans l’établissement de budgets et de reportings. Toutefois, il est essentiel qu’une entreprise puisse être en mesure de prévoir, constater et agir sur son activité avec efficience. Adossée à des process structurés, la business analytics (intelligence des données) peut être une solution puissante présentant le double avantage d’être accessible à un large public et de permettre de gérer de manière fiable les étapes chronophages que sont la collecte et le traitement de l’information. Plus que jamais, un pilotage fiable et dynamique constituera un atout essentiel à la réussite des entreprises » explique Renaud Vanelle, Senior Manager, Grant Thornton.