Il y a quelques mois, l’explosion du Covid-19 a contraint la majorité des entreprises à fermer leurs portes en un délai record et ce, durant la période la plus chargée de l’année pour les financiers : la clôture de l’exercice fiscal et la parution des comptes. Nombre d’entre eux se sont retrouvés dans une situation inédite, privés de repères du jour au lendemain. En cas de nouvelle vague, n’avoir pas su tirer leçon de ce premier épisode pourrait leur coûter cher. Comment faire pour l’éviter ? Réponse en dix conseils.

Au premier trimestre 2020, tandis que les pouvoirs publics lançaient des initiatives sans précédent pour gérer et contenir la propagation du coronavirus, les DAF, commissaires aux comptes et leurs équipes ont eux aussi dû rivaliser d’ingéniosité et rédiger en temps réel une sorte de « guide de la clôture au temps du Covid-19 ». Certains désagréments jusqu’alors considérés comme mineurs se sont transformés en véritables écueils au fur et à mesure qu’augmentait le niveau de stress.

Aujourd’hui, la période du confinement semble loin. Mais tandis que les mesures continuent à s’assouplir, et si les salariés sont de plus en plus nombreux à retrouver le chemin du bureau, la pandémie perdure et le travail à distance tend à s’imposer comme une nouvelle norme. A tout moment, certaines restrictions risquent de resurgir, avec à la clé des répercussions significatives pour les professionnels de la fonction comptable, qui n’ont peut-être pas fini de devoir s’adapter. Entre main-d’œuvre disséminée, ressources technologiques sous pression et inquiétudes croissantes par rapport à l’avenir, la prudence reste de mise.

Dans l’éventualité d’une résurgence de l’épidémie, voici dix conseils tirés de la première « clôture virtuelle » massive de l’histoire, pour aider les équipes financières et comptables à attendre... l’avenir, en toute sérénité :

1. Revoir les processus de clôture qui nécessitent une coordination entre plusieurs collaborateurs. Planifiée avant la clôture, cette opération permet de déterminer que les outils sont en place pour assurer le bon fonctionnement de ces process en télétravail ainsi que de vérifier que les contrôles seront correctement documentés en cas d’audit.
2. Eviter que certaines informations essentielles soient dans la tête de quelques collaborateurs. En cas d’indisponibilité d’un membre de l’équipe, il est important que ses collègues puissent accéder aux informations dont ils ont besoin pour prendre le relais.
3. Exploiter les solutions et technologies disponibles pour collaborer efficacement. Notre messagerie électronique peut rapidement devenir un outil envahissant et il n’est pas rare de passer à côté d’un e-mail vraiment important. Le recours à un outil de gestion des tâches, par exemple pour assigner une mission à l’un des membres de l’équipe, est un bon moyen de suivre l’activité de chacun.
4. Communiquer en amont avec le management quant à la manière d’aborder les revues des comptes et le reporting. Il s’agit, par exemple, de déterminer en compagnie des responsables comment la revue des comptes sera effectuée à distance. Veillez à la mise en place d’un plan relatif à la distribution des rapports et des revues associés à la clôture. Les destinataires des rapports de gestion doivent être informés en amont de tout changement.
5. Examiner attentivement comment l’équipe aborde les différentes étapes du processus. Le fait de « remonter » dans le processus en partant d’échéances clés telles que la clôture du grand livre et des grands livres auxiliaires peut aider les équipes à organiser et gérer leurs propres délais. Il est essentiel de tenir compte des nombreuses dépendances, comme les process appliqués au niveau des entités et qui dépendent d’étapes locales.
6. Évaluer les risques. Que ce soit pour le rapprochement des comptes ou le passage d’écritures manuelles, la priorisation en fonction du niveau de risque et de matérialité est essentielle. La collaboration avec les auditeurs internes et externes, ainsi que la maîtrise de la structure des contrôles, permettent d’identifier les éléments les plus à risque en vue de les traiter en priorité.
7. Désigner un responsable de la liste des tâches de clôture. Lorsque les équipes sont dispersées et que chaque membre travaille sur des tâches séparées, il est facile de manquer un délai. En confiant à l’un de ses membres le soin de surveiller la check-list de clôture, vous disposerez d’un filet de sécurité et éviterez de rater des étapes.
8. Examiner le plan de clôture virtuelle avec les auditeurs et solliciter leurs commentaires et suggestions. Vérifiez si des mesures supplémentaires peuvent être prises dans le cadre du processus d’audit.
9. Accorder à votre équipe la flexibilité et le temps nécessaires pour s’adapter à la situation. Certains impératifs peuvent avoir des répercussions sur l’environnement de travail et la vie personnelle de chacun. Il est évidemment capital de respecter les délais, mais certains peuvent avoir besoin de davantage de flexibilité qu’à l’accoutumée. Jongler entre vie de famille et obligations professionnelles peut engendrer une certaine complexité d’organisation.
10. Tirer parti des nouvelles ressources en ligne. La pandémie a amené nombre d’entreprises à proposer une assistance supplémentaire à leurs clients. Profitez sans attendre de ces services et de ces conseils qui peuvent aider les équipes à améliorer leur façon de travailler à court terme, mais également à préparer l’avenir.

La multiplication des clôtures virtuelles, amenées à se banaliser, armera mieux les entreprises que tous les conseils en vue de relever les défis futurs. En attendant, il y a fort à parier que les équipes financières continueront de travailler à distance pendant un moment. L’occasion idéale pour elles de tester de nouvelles méthodes de travail, rationaliser les processus et optimiser la collaboration et communication.

La tâche peut sembler compliquée, les services financiers au sens large essayant non seulement de s’adapter à la « nouvelle normalité » mais également d’imaginer à quoi ressemblera celle qui suivra. Aujourd’hui, nous sommes tous logés à la même enseigne, mais demain ?

Lucie Bordelais, Vice-Présidente régionale, BlackLine