L'entreprise DocProcess a récemment étoffé sa plateforme de Business Ecosystem Automation (BEA) en intégrant une fonctionnalité de rapprochement à n voies. Elle permet la réconciliation automatisée de documents, d'en comparer les données et d'identifier les écarts comptables.
La comptabilité fournisseur peut être un véritable casse-tête : vérification des documents incohérents, des données manquantes, approbations manuelles ou encore, gestion des exceptions. En cas d'erreur, les équipes comptables doivent les identifier et demander aux partenaires de corriger et renvoyer les documents, retardant ainsi le paiement. Un procédé qui coûte du temps et de l'argent aux différentes parties prenantes de la transaction.
De plus, au vu des obligations réglementaires à venir (notamment l'obligation d'accepter la facture électronique pour toutes les entreprises dès 2024) et afin de devenir plus efficaces, les professionnels du secteur n'ont pas le choix. Ils doivent s'équiper de solutions pour simplifier et automatiser leur compatibilité fournisseur.
DocProcess a ainsi lancé une nouvelle fonctionnalité dans sa plateforme de Business Ecosystem Automation. Celle-ci permet les rapprochements de tous types de documents et de comparer les données liées à une transaction (contrats, commandes, factures, bons de livraison, bons de réception…) pour identifier, notifier et traiter les écarts. En allant au-delà des scénarios les plus courants, DocProcess propose un système avancé de contrôle des documents.
Une plateforme dédiée au continuum digital
Si les services dédiés à la comptabilité ont évolué ces dernières années, beaucoup d'experts-comptables indiquent toutefois ne pas être en phase avec les nouveaux outils financiers existants sur le marché.
Selon une étude Ardent Partners de 2020, 60 % des responsables comptabilité fournisseur estiment que la longueur des approbations est leur plus grand défi. Il s'agit d'ailleurs de l'une des opérations les moins automatisées. Le pourcentage élevé des exceptions (48 %) et le nombre de documents à traiter (31 %) complètent le podium. Une automatisation du processus de traitement offrira donc aux équipes un gain de temps, l'assurance de l'intégrité des données des documents, moins d'erreurs et donc des paiements à temps.
Grâce à l'IA, la fonctionnalité de rapprochement à n voies de DocProcess apporte de la valeur au traitement des factures. En effet, elle accélère et fiabilise ce processus en automatisant l'un des aspects les plus complexes et chronophages de la comptabilité fournisseur. La solution garantit par exemple que les informations de facturation correspondent à celles de la commande, ainsi qu'à celles du bon de réception afin que l'entreprise ne paie que les marchandises et les quantités commandées et réceptionnées. Elle permet ainsi aux professionnels de se concentrer uniquement sur les exceptions mises en évidence par le système et non sur la vérification de chaque document. DocProcess simplifie les flux d'approbation complexes en permettant de valider les documents plus rapidement, intelligemment et avec plus de précision. Ce traitement peut même être effectué sans intervention manuelle. Enfin, la plateforme BEA proposant cette fonctionnalité s'intègre à la plupart des solutions comptables du marché et plus de 200 ERP.
« Les organisations veulent gagner en efficacité en automatisant les processus qui peuvent l'être et sont donc à la recherche de solutions clés en main. Notre solution de rapprochement à n voies des documents répond à cette demande en leur offrant un niveau d'automatisation élevé avec des résultats immédiats tout en améliorant la performance des équipes comptables » déclare Christophe Lacaze, CEO France, DocProcess.
