Tout le monde achète dans l'entreprise.
Or, dans un contexte concurrentiel tendu, où il faut réaliser davantage d'économies pour être plus compétitif, la question de l'efficience de la fonction achat devient désormais cruciale.

Mais la performance de la direction des achats ne peut pas se mesurer seulement à l'aune de la relation avec les fournisseurs. Le suivi de sa performance doit pouvoir aussi se faire au sein des métiers et de la finance. La fonction achat étant totalement ouverte sur l'entreprise, il est indispensable d'avoir une totale traçabilité des dépenses et des économies, prévues et réalisées. Par conséquent, il est capital de développer une collaboration multi-acteurs en temps réel sur le moindre projet, et de réconcilier le procurement en toute transparence avec la fonction finance et les métiers.

Une même vision pour les achats et la finance

Aujourd'hui, les entreprises qui fonctionnent avec des contrôles de gestion en silo perdent beaucoup de temps et d'énergie en se livrant à une course aux enchères, notamment dans les retraitements de reporting trimestriel.

Afin d'éviter des débats conflictuels entre contrôleurs de gestion des achats et de la finance, il faut créer un pont entre les deux et leur offrir une seule et unique vision des chiffres. En utilisant une même solution moderne de pilotage de la performance, qui se connecte sur tous les ERP (Enterprise Resource Planning) et toutes les solutions transactionnelles existantes, cela permet de chercher l'information et de l'agréger instantanément afin de mettre en évidence, en toute transparence, la réelle contribution des achats sur les économies réalisées ou les coûts évités, ainsi que l'impact sur l'Ebitda d'une entité et même du groupe.

Une nécessaire revalorisation de la fonction achat

Souvent la direction financière ne constate qu'une augmentation globale des dépenses, sans pouvoir avoir connaissance de la contribution des achats concernant des coûts évités. En effet, le rythme du business a tôt fait de consacrer toute économie réalisée à une nouvelle dépense.

Or, l'ensemble de l'organisation doit pouvoir apprécier la contribution de la fonction achat aussi bien au niveau central qu'au sein de chaque métier. Ainsi, en adoptant un outil de communication positive entre les achats, la finance et les métiers, la direction des achats passe du statut de fonction isolée à celui de véritable partenaire business de l'ensemble de l'entreprise.

Faciliter le processus d'élaboration budgétaire et son suivi

Par ailleurs, si le processus d'élaboration budgétaire est aussi douloureux aujourd'hui pour les entreprises, c'est parce que la collecte des volumes d'achat au sein de chaque entité et leur agrégation à destination du groupe, relève d'un vrai chemin de croix. Sans parler des analyses comparatives en cours de route entre budget, prévisions, et réalisé. En adoptant une solution moderne de pilotage de la performance, le workflow entre les différentes entités et les différentes fonctions du groupe devient réellement collaboratif et instantané.
Ce qui permet, entre autres, d'obtenir une meilleure prévision de trésorerie, alignée avec les volumes d'achat à réaliser et un meilleur suivi.

Par ailleurs, un workflow collaboratif en temps réel permet, pour la fonction achat en particulier, d'exécuter rapidement les décisions stratégiques telles que la réalisation d'un certain niveau d'économies, de savoir sur quels leviers agir, quelles dépenses cibler, etc. De plus, toute confusion entre dépenses et coûts évités n'est plus possible.

La mesure de la performance de la fonction achat, sa profitabilité au sein des métiers et de la finance, n'est plus une option.
Que ce soit pour une direction des achats ou n'importe quelle autre fonction de l'entreprise, la confiance se gagne toujours par la transparence.