Il est fait obligation aux sociétés commerciales (sociétés par actions, à responsabilité limitée, en nom collectif et en commandité simple [1]) de déposer chaque année au greffe du tribunal de commerce dont elles relèvent les comptes sociaux de l’exercice écoulé.

Pour mémoire, l’obligation de dépôt des comptes porte sur les comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe) et, pour les sociétés dont les titres sont admis aux négociations sur un marché règlementé, le rapport de gestion. Dans les autres sociétés, une copie du rapport de gestion doit être délivrée au siège de la société à toute personne et sur simple demande.

Les sociétés anonymes à directoire et les sociétés en commandite par actions doivent en outre procéder au dépôt du rapport du conseil de surveillance.
S’il existe, le rapport des commissaires aux comptes sur les comptes annuels doit également être déposé, ainsi que la proposition d’affectation du résultat soumise à la collectivité des associés à l’assemblée.

Les sociétés tenues d’établir des comptes consolidés doivent en outre déposer le rapport sur la gestion du groupe, ainsi que les comptes consolidés.
Le dépôt doit être réalisé dans le mois qui suit l’approbation des comptes, ou dans les deux mois si ce dépôt est effectué par voie électronique.
Les sociétés concernées ne peuvent déroger à cette obligation, à moins de justifier des caractéristiques de microentreprise ou de petite entreprise. La loi « Macron » du 6 août 2015 a rehaussé les seuils définissant la « petite entreprise », ce qui donne au dispositif un intérêt concret.
Est définie comme une micro entreprise une société qui, à la clôture de son dernier exercice social, ne dépasse pas deux des trois seuils suivants :
- Un total de bilan de 350 000 euros,
- Un chiffre d’affaire net de 700 000 euros,
- Un effectif moyen de 10 salariés au cours de l’exercice considéré.

Même lorsqu’elles ne dépassent pas deux des trois seuils visés, l’option de confidentialité n’est jamais ouverte aux sociétés dont l’activité consiste à gérer des titres de participations ou des valeurs mobilières, aux établissements financiers et entreprises d’assurances, aux sociétés dont les titres sont admis aux négociation sur un marché règlementé, ainsi qu’aux personnes faisant appel à la générosité publique (crowdfunding).

Est définie comme une petite entreprise une société qui, à la clôture de son dernier exercice social, ne dépasse pas deux des trois seuils suivants :
- Un total de bilan de 4 millions d’euros,
- Un chiffre d’affaires net de 8 millions d’euros,
- Un effectif de 50 salariés.

Ces nouveaux plafonds ne s’appliquent cependant que :
- pour les exercices clos à partir du 31 décembre 2015 dont les comptes seront déposés à partir du 6 août 2016 ,
- pour le compte de résultat des petites entreprises.

Les sociétés appartenant à un groupe ne peuvent bénéficier de cette confidentialité, dès lors qu'elles contrôlent de manière exclusive ou conjointe une ou plusieurs autres entreprises.

Dans le cas où une société ne satisferait pas à son obligation, il peut lui être fait injonction de procéder au dépôt de ses comptes sociaux. En effet, tout intéressé ou le ministère public peut demander au président du tribunal de commerce d’enjoindre sous astreinte aux dirigeants sociaux de procéder au dépôt de ces documents, ou de désigner un mandataire chargé d’effectuer cette formalité.

Le président du tribunal de commerce peut également, de son initiative propre, faire injonction aux dirigeants sociaux de procéder à ce dépôt à bref délais, et sous astreinte.

Le défaut de dépôt des comptes annuels et des rapports présentés aux associés est également sanctionné par une amende de 1 500 euros, portée à 3 000 euros en cas de récidive (articles R 237-3 et 131-13 du Code pénal).

[1] Dont tous les associés en nom ou commandité sont des SARL ou des sociétés par action.