La facture est le document le plus courant dans la gestion de l'entreprise et doit respecter des règles strictes en matière d'établissement, de transmission et de conservation.
Elle formalise une transaction commerciale et fait naître des obligations pour chaque partie. Elle constitue une pièce justificative des écritures comptables et au plan fiscal, un document fondamental, notamment en permettant l'exercice du droit à déduction de la TVA.
Les règles à respecter en matière de facturation, comme l’obligation de délivrance, le formalisme, le contenu, les modalités de transmission, de conservation, de stockage, et de restitution à l'administration, avec des règles spécifiques à l'environnement électronique, sont régis à la fois par la législation fiscale et par le droit commercial.
Sous forme papier ou électronique, la facture doit respecter trois principes : l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité, qui doivent être assurés par l'émetteur et le récepteur, à compter de son émission et jusqu'à la fin de sa période de conservation. La sécurisation est assurée par l'émetteur et le destinataire de la facture.
La facture doit obéir à un certain nombre d’exigences fiscales quant à l'émission et à la réception des factures papier, dématérialisée ou strictement "électronique" au sens fiscal du terme. L'administration a précisé à la fin de l'année 2013 les règles fiscales et les modes de sécurisation de transmission des factures dématérialisées, en particulier la modalité basée sur des contrôles établissant une "piste d'audit fiable", qui consiste, pour l'assujetti, à mettre en place un ou plusieurs contrôles établissant une piste d'audit fiable entre une facture et la livraison des biens et des services qui en est le fondement. Cette solution est ouverte aux entreprises de toute taille, et sa mise en œuvre en est déclinée en fonction de l'organisation, du système d'information et de la taille de l'entité.
Ces dernières années, beaucoup de changements sont intervenus pour les entreprises, concernant les règles à respecter et les sanctions correspondantes qui se sont alourdies, dans le cadre de la lutte contre les retards de paiement, et suite à l'intensification de la lutte contre la fraude fiscale, notamment en matière de TVA.
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