L’alliance de l’IA et l’automatisation au service des experts

Depuis plusieurs années, Ubikap accompagne les entreprises en leur permettant d’automatiser la gestion de leurs registres légaux, notamment les mouvements de titres. Cette digitalisation offre un gain de temps considérable, en supprimant les ressaisies fastidieuses et en garantissant une mise à jour instantanée des informations.

Sur une plateforme qui assure une parfaite conformité légale tout en garantissant une traçabilité et une sécurité optimales, Ubikap propose plusieurs fonctionnalités phares :

• Gestion des registres de mouvements de titres dématérialisés

Création rapide de tout type de mouvements (apport, cession...), génération de cerfas et d’ordres de mouvement, incluant les procédés de conformité légale digitale (signature électronique, inscription dans un DEEP).

• Gestion des registres des décisions et délibérations

Import du procès-verbal, lancement et suivi de la signature électronique avancée pour assurer la conformité juridique.

• Une table de capitalisation dynamique

Une vue globale et actualisée de l’actionnariat de la société, essentielle pour piloter les prises de décisions stratégiques et assurer la transparence entre associés et investisseurs.

• Un espace sécurisé dédié aux actionnaires

Chaque partie prenante peut consulter les documents clés et suivre l’évolution de la structure capitalistique en temps réel et à tout moment. 

L’intelligence artificielle prend tout son sens lorsqu’elle est couplée à des fonctionnalités métiers spécifiques. En se basant sur les données existantes, l’IA réduit les risques d’erreurs et automatise les tâches complexes sur une plateforme ergonomique optimisée pour les utilisateurs, offrant un gain de temps et d’efficacité considérable.

Un cadre légal favorable à la digitalisation des registres

 Avec le décret n° 2018-1226 du 24 décembre 2018 et le n° 2019-1084 du 23 octobre 2019, la législation française a évolué pour permettre la dématérialisation de tous les registres légaux. La tenue de ces registres sous format électronique est autorisée, à condition que la solution utilisée garantisse l’intégrité, la traçabilité et la sécurité des données.

Ubikap s’inscrit pleinement dans ce cadre en offrant une plateforme conforme aux exigences légales, évitant ainsi aux entreprises les contraintes du papier tout en leur assurant une gestion optimisée et sécurisée de leurs registres.

Pour illustrer l’impact concret d’Ubikap parmi les professionnels du chiffre, Alain Meunier, expert-comptable et directeur associé chez FITECO, a accepté de nous parler de son expérience client.

“Nous avions des clients partout en France, et la gestion des registres papiers était devenue très problématique. Il était tout naturel pour nous de franchir le pas vers la digitalisation des outils juridiques, étant donné que la gestion comptable du cabinet est déjà numérisée. De plus, nos clients utilisent quotidiennement des outils digitaux, c’était une évidence pour nous de s’aligner sur les pratiques actuelles.

J'ai opté pour Ubikap après avoir testé une autre solution de dématérialisation de registres. Dès le début, j'ai trouvé la plateforme bien plus intuitive. Elle est clairement conçue pour les professionnels et parfaitement adaptée aux besoins métiers. En quelques clics, on accède rapidement à toutes les actions nécessaires. Lorsqu’un outil est bien conçu, son utilisation devient naturelle et fluide, et c’est exactement ce que j'ai expérimenté avec Ubikap.”

Conclusion : 

En combinant des technologies modernes telles que l’IA et l’automatisation, Ubikap a su développer une plateforme performante pour la gestion des registres légaux, mais pas seulement. Elle couvre l’ensemble du secrétariat juridique en incluant la gestion des assemblées générales, afin de répondre à toutes les problématiques métiers. Cette approche complète a séduit non seulement les experts-comptables, mais aussi un des acteurs majeurs du secteur, tel que LexisNexis.