Outre d’être devenue obligatoire pour toutes celles qui travaillent avec le secteur public, la facturation électronique connaît actuellement un essor sans précédent et devrait se généraliser à toutes les entreprises d’ici 2025, sous l’impulsion de la loi de finances. Source de gains en termes de réduction des coûts, de productivité et de délai de paiement, la dématérialisation, dans les règles de l’art, garantit de digitaliser l’ensemble des process et circuits liés à la création, la diffusion et le paiement des factures. Ce sont donc des projets stratégiques d’entreprise, qui nécessitent de s’appuyer sur les solutions de dématérialisation les plus agiles, en les couplant à l’ERP de l’entreprise et ainsi diffuser les meilleures pratiques auprès de tous. Zoom sur les bonnes solutions et les meilleures pratiques pour faire de la dématérialisation des factures un atout pour les PME-PMI en termes de gains financiers et opérationnels.

Du « bon » emploi de la facture numérique

Avec plus de cent millions de factures échangées sur Chorus Pro, dont cinq millions en septembre 2020, la facture électronique devient la norme entre les entreprises et le secteur public. Et ce n’est qu’un début dans la généralisation de la facture 100 % numérique dans le monde BtoB ! A titre de rappel, une facture numérique s’appuie sur un processus entièrement électronique, de la création à la diffusion, en passant par l’archivage. D’un point de vue fiscal, la facture électronique, au-delà des mentions obligatoires, doit remplir trois conditions clés : authenticité, intégrité et lisibilité. Afin de répondre à ces exigences réglementaires de la facturation électronique, les entreprises peuvent exploiter l’EDI (accès à une plateforme d’échange normalisée et partagée), la signature électronique (certificat numérique par un tiers de confiance) et la piste d’audit fiable (chaîne de contrôle sur l’ensemble du process de facturation). Il s’agit ainsi pour les PME-PMI, à partir de solutions digitales et de process rigoureux, de créer, de diffuser et d’archiver à valeur légale des factures, en respectant des modalités et des exigences réglementaires fortes.

Des « bonnes » solutions aux « meilleures » pratiques

Ayant une approche « Best of Breed » en mode SaaS, l’éditeur métier OSLO s’appuie sur les meilleures fonctionnalités et solutions du monde de la dématérialisation afin de garantir la meilleure réponse à ses clients en termes de couverture fonctionnelle, d’agilité et de rapidité de déploiement. A titre d’exemple, l’ERP OSLO Bâtiment en mode SaaS s’appuie sur des connecteurs web et des services API pour faciliter le dépôt ou l’envoi sécurisé de factures sur Chorus Pro. Le tout via un flux certifié RGS « deux étoiles », soit un certificat de signature qui garantit au destinataire l’intégrité et la non-répudiation du document. Couplée à cette offre ERP « métier », la solution de dématérialisation en mode SaaS Yooz garantit, quant à elle de dématérialiser les factures de l’entreprise. Au-delà du choix des solutions logicielles pour la réaliser, la dématérialisation des factures est avant tout un projet d’entreprise qui nécessite d’automatiser les flux de bout en bout et de manière cohérente, sur l’ensemble de la chaîne de facturation. Il s’articule en étapes clés : analyse et remise à plat des process et des circuits de validation existants, création de la chaîne de traitement numérique des factures en lien avec l’ERP et enfin, formation des utilisateurs. Plus la PME-PMI s’avère rigoureuse dans la gestion des données alimentant son ERP et plus elle implique ses collaborateurs dans son projet de dématérialisation, plus elle gagne en efficacité et en productivité.

Des gains financiers et opérationnels importants

Les bénéfices de la dématérialisation des factures sont nombreux. Source potentielle d’économies importantes, la dématérialisation permet de diviser par trois le coût de traitement d’une facture, de la saisie à l’archivage. De plus, les solutions de dématérialisation en mode SaaS couplées à l’ERP OSLO Bâtiment permettent à la PME-PMI un paiement à l’usage selon ses besoins réels, en fonction du nombre d’utilisateurs et des factures traitées. Source de gain de temps et de productivité, la dématérialisation des factures garantit un traitement automatisé de plus de 80 % des factures et une réduction drastique des erreurs et des fraudes. Le service finance ou comptabilité de la PME-PMI s’affranchit des tâches administratives à faible valeur ajoutée pour se concentrer sur l’analyse, la gestion des litiges et l’amélioration des délais de paiement. Outre de fluidifier et fiabiliser les process et les circuits de validation, la dématérialisation des factures assure une plus grande transparence et circulation des informations. En cette période de crise, la dématérialisation des factures permet aux PME-PMI de collaborer en temps réel avec leurs fournisseurs et leurs clients pour améliorer leurs relations et limiter les retards de paiement. En effet, les factures sont déposées sur des portails spécifiques ou échangées via EDI, consultables en temps réel et intégrables dans le système d’information des destinataires, gages d’une meilleure relation client-fournisseur et d’une trésorerie maîtrisée. Dématérialiser les factures s’avère un premier pas vers la digitalisation complète des process et des flux comptables, financiers, logistiques des PME-PMI.

Selon une estimation de BFM Business, seulement 15 % des 2,5 milliards de factures échangées en France sont dématérialisées chaque année. Pendant naturel de la transition digitale des PME-PMI, la facturation électronique devrait devenir obligatoire pour toute entreprise en 2025. Face à la crise sanitaire, les risques fournisseurs accrus et l’évolution de la réglementation, les PME-PMI doivent franchir le pas de la facturation 100 % numérique pour en tirer un avantage concurrentiel et passer le cap de l’après-Covid, en privilégiant agilité et résilience.

Thierry Poiret, Directeur Division OSLO Bâtiment