Nombre de responsables administratifs et financiers sont d’ailleurs convaincus que dématérialiser est à la fois l’avenir et leur intérêt. Mais au moment de franchir le pas, quelque chose les arrête encore : la crainte de se lancer dans un projet qui, pensent-ils, sera long, difficile, coûteux, risqué et déstabilisant. Vraiment ?

Les étapes d'un projet de dématérialisation en entreprise

Déterminante pour la réussite du projet de dématérialisation, la première étape consiste à mettre à plat la situation présente avec tous les acteurs concernés (DAF, comptabilité, achats…). Quel est le circuit actuel des factures ? Qui intervient, à quel moment, à quelle fin ? Quelles sont les règles de contrôle et de validation ? Quels sont les points de friction et les problèmes récurrents ? Bien décrire ce processus, puis identifier ce qui doit être conservé et ce qui doit être amélioré, ne prend pas nécessairement beaucoup de temps, mais permet d’en gagner énormément par la suite car on saura précisément ce que l’on souhaite trouver dans le nouvel outil. En procédant ainsi, avec rigueur et méthode, la solution Yooz peut être mise en œuvre en quelques semaines, voire quelques jours, même dans des entreprises à l’organisation complexe.

Les logiciels de dématérialisation des factures en entreprise

Les logiciels d’entreprise ne parviennent pas à se défaire de l’image de complexité qui leur colle à la peau depuis plus de trente ans. Pourtant, les technologies ont bien changé et on peut désormais s’épargner nombre de difficultés en adoptant pour dématérialiser et traiter ses factures une solution intégrée unique, moderne, ouverte et fondée sur des technologies standard. Le paramétrage est simplifié tout comme l’intégration avec les autres outils de l’entreprise (logiciel comptable, ERP...). Grâce au modèle SaaS, dans le cloud, il est en outre inutile de maintenir des compétences en interne pour assurer la maintenance et le support de l’application. Sitôt paramétrée, sitôt déployée et opérationnelle !

Evaluer les gains du passage à la dématérialisation des factures

Certes, mettre en œuvre un nouvel outil constitue un investissement. Mais à combien revient le traitement manuel des factures ? En temps passé par les collaborateurs, en stockage, en retards, litiges et réclamations ? Evaluer le coût total et véritable du traitement manuel des factures remet celui du projet de dématérialisation en perspective. Surtout avec les modèles SaaS qui permettent de payer à l’usage et donc de suivre exactement l’évolution des volumes. Parmi les gains constatés, il n’est pas rare que le cycle de traitement des factures soit divisé par trois, quatre ou cinq.

Les risques encourus par les entreprises qui ne dématérialisent pas leurs factures

Autre préjugé tenace : se lancer dans un projet de dématérialisation serait risqué. Pourtant, c’est bien le traitement manuel des factures papier qui fait peser une véritable épée de Damoclès sur l’entreprise. Du fait des erreurs de saisie, des éventuelles pertes de documents ou de la difficulté à contrôler les informations, l’entreprise est à la merci d’irrégularités juridiques et fiscales et de fraudes, aggravées par le fait qu’il est difficile de les détecter et d’y remédier. Grâce à la dématérialisation, elle dispose de données de bonne qualité, sans lacunes ni doublons, d’une traçabilité complète de la commande au paiement et de la possibilité de mettre en place des alertes en cas d’anomalie ou d’opérations sensibles (transaction dépassant un certain seuil ou changement de domiciliation bancaire d’un fournisseur, par exemple). L’intelligence artificielle renforce encore ces capacités.

Les collaborateurs : les premiers impactés dans l'entreprise

Pourquoi changer ce qui fonctionne ? Après tout, les collaborateurs ne s’en sortent pas si mal avec les factures papier. L’habitude les rend efficaces et introduire un nouvel outil risquerait de mettre durablement le service sens dessus dessous. Mais il suffit d’associer les utilisateurs finaux aux premiers travaux sur la dématérialisation, voire de leur faire tester les solutions envisagées, pour constater qu’ils ne ferraillent avec le changement que lorsqu’ils n’y trouvent pas leur compte. Naviguer sur une interface moderne et intuitive ? Disposer d’un tableau de bord qui permet de toujours savoir où on en est ? Automatiser les tâches rébarbatives ? Retrouver facilement et immédiatement un document ou une information ? Accéder à son environnement en mobilité ou en télétravail ? Les réfractaires ne le restent pas longtemps et la rapidité de la prise en main n’a d’égale que celle des premiers bénéfices.

Angélique Ribas, Yooz