La période estivale est enfin arrivée : le farniente, le soleil, la mer se rapprochent ! Avant de profiter des plaisirs estivaux bien mérités, les obligations auxquelles les employeurs se soumettent toute l’année doivent être gérées en amont.
Même si l’impression est là, le temps ne se suspend pas pendant l’été : les délais continuent à courir, les échéances sont maintenues et les responsabilités demeurent. Le chef d’entreprise reste en effet responsable pendant son absence ou pendant la fermeture de sa société. En cas de non-respect des diverses obligations sociales, celui-ci risque des sanctions plus ou moins importantes à son retour. Il est donc essentiel de cibler les diverses obligations sociales de l’employeur et de savoir dans quelle mesure il est possible de les anticiper.
Quelles sont les obligations auxquelles les entreprises doivent absolument se conformer, même en cas de fermeture estivale ?
Les entreprises sont liées tous les ans à un calendrier social qu’il convient de respecter sous peine de sanctions financières. Tous les gestionnaires de paie voient leur vie professionnelle rythmée par les échéances mensuelles et trimestrielles.
Tous les mois, le chef d’entreprise (ou la personne qui gère la paie en entreprise) doit établir les salaires à date fixe, procéder au paiement des salaires, déclarer les charges sociales et les régler.
L’employeur, du fait de la relation contractuelle existante avec le salarié, doit en contrepartie du travail fourni par celui-ci, le rémunérer. Cette obligation de rémunération obéit à des règles strictes et légales, dont notamment le respect d’une périodicité de paiement. Peu importe les événements : le paiement du salaire doit être effectué une fois par mois.
La fermeture de la société, ou l’absence de la personne qui gère les salaires, ne doit pas impacter le versement de ceux-ci et ne doit pas en différer le paiement. Légalement, l’employeur qui paie le salarié avec retard commet une infraction pénale et peut être condamné à verser jusqu'à 2 250 euros d'amende. L’entreprise doit donc s’assurer, avant tout départ en congé, que les salaires seront bien perçus à la date habituelle.
L’employeur est également soumis à plusieurs obligations déclaratives concernant les salariés qu’il emploie. Ces déclarations permettent aux organismes fiscaux et sociaux de déterminer les droits des salariés (retraite, assurance maladie, etc.) et de calculer les taux de cotisation applicables aux entreprises.
Tous les mois, les entreprises doivent transmettre les déclarations sociales nominatives (DSN) : le 5 du mois pour les employeurs dont l’effectif est d’au moins 50 salariés ; le 15 du mois dans les autres cas. Le défaut de production de DSN ou la production tardive entraîne des pénalités financières.
Parallèlement, l’employeur se trouve soumis à des obligations survenant du fait d’événements non prévisibles (accident de travail, maladie...) ou prévisibles mais exceptionnels (embauche, départ...). Si un événement (arrêt de travail, fin de contrat de travail…) survient au cours du mois, il faut le signaler par l’envoi d’une DSN événementielle.
En cas de maladie par exemple, l’employeur dispose de cinq jours après la connaissance de l’événement (transmission de l’arrêt de travail par le salarié) pour envoyer la DSN. Dans ce cas précis, la DSN événementielle remplace les attestations de salaire auparavant transmises à la CPAM du domicile du salarié.
De même, lorsqu’un salarié est embauché, l’employeur a certaines obligations. Il doit au minimum effectuer une DPAE, sous peine d’être accusé de travail dissimulé. Dans le cas d'un CDD, l’employeur doit faire signer le contrat au salarié dans les deux jours ouvrables suivant la date d’embauche. A défaut, il risque à nouveau d’être condamné à verser des dommages-intérêts.
En cas de sortie, il est également obligatoire de transmettre une DSN événementielle dans les cinq jours, sauf pour les contrats saisonniers et contrats d’usage.
En dehors de ces événements qui doivent être déclarés via une DSN événementielle, il existe une situation où l’employeur doit prévoir une alternative à son absence : l’accident de travail ou de trajet doit en effet être déclaré à la CPAM dans les 48 heures. D’une manière plus générale, l’employeur (même pendant son absence) doit s’assurer de la sécurité et de la santé de ses salariés. Il s'agit d'une obligation de résultat.
Ces échéances récurrentes et événements exceptionnels ne sont pas suspendus du fait de la période de fermeture estivale ou de départ du chef d’entreprise. L’employeur doit s’acquitter de toutes les obligations légales qui lui incombent avant de pouvoir s’absenter (congés annuels ou autres). Pour cela, il faut anticiper et prévoir des solutions secondaires en cas d'événement imprévu.
Comment les entreprises peuvent-elles anticiper ces obligations avant la fermeture ?
Fermeture totale de l’entreprise ou absence du dirigeant (ou du collaborateur en charge des paies et déclarations sociales), l’employeur doit prévoir et anticiper la gestion de cette période. Afin d’éviter tout imprévu et être dans la légalité, celui-ci ne doit pas attendre le dernier moment et doit trouver une solution pour chaque problème.
Le versement des salaires peut être effectué par anticipation, avec une régularisation des événements ou incidents en fin de mois sur la paie du mois suivant (par exemple, les heures supplémentaires, les commissions...).
Il est également nécessaire de prévoir une permanence pour effectuer les virements des salaires. Le comptable de la société ou la personne en charge des virements devra obligatoirement être présent à l’issue de l’établissement des paies pour lancer l’ordre de virement. Il est toutefois possible de le faire en amont en prévoyant une date de paiement lors de l’envoi de l’ordre de virement.
Les DSN mensuelles peuvent également être anticipées et effectuées immédiatement à l’issue des paies. De même qu’une régularisation des paies sera possible le mois suivant, la régularisation de la DSN se fera aussi automatiquement le mois suivant. Il importe néanmoins de rester vigilant jusqu'au bout. L’envoi ne doit pas se faire la veille du départ en congé : il faut s’assurer que la DSN a été acceptée par les différents organismes. En cas de rejet, l’erreur doit être corrigée et la déclaration renvoyée. L’employeur doit absolument avoir la preuve de l’acceptation de la DSN par tous les organismes.
Les événements exceptionnels ne pourront bien entendu pas être anticipés. L’employeur doit ainsi s’assurer qu’une personne pourra prendre le relais sur les points évoqués : maladie, déclaration d’accident de travail, obligations en cas d’embauche, solde de tout compte en cas de sortie… Pour cela, il est possible de faire appel à une personne extérieure par une embauche temporaire. Il est également possible d’étendre exceptionnellement le poste à un salarié de confiance (une personne du service RH par exemple). Il faut dans ce cas prévoir un temps de formation. En revanche, la personne ainsi chargée des déclarations requises ne pourra pas forcément signer les documents tels que les contrats de travail et attestations Pôle emploi. L’employeur doit donc au préalable donner mandat au signataire.
Concernant l’obligation de sécurité, le dirigeant sera responsable de tout accident, même en vacances. A lui d’anticiper tout au long de l’année par des actions de prévention ou de formation par exemple.
Avant de partir en congé, il convient enfin de communiquer auprès des employés sur le déroulement exceptionnel de cette période estivale. Il n’est en effet pas nécessaire de stresser le salarié avant son départ mais au contraire important de lui éviter des surprises à son retour ! Une simple communication verbale dans les petites entreprises et un affichage dans les moyennes et grandes structures sera suffisant. L’essentiel est de respecter un délai de prévenance raisonnable avant les départs en congé.
La règle d’or avant de partir est donc d’anticiper au maximum les procédures habituelles et exceptionnelles afin de profiter pleinement du soleil et autres plaisirs estivaux ! ... puis revenir reposé et serein pour commencer une nouvelle année dans les meilleures conditions.
Anne-Laure Gerome, Responsable de dossiers, Sadec-Akelys
