La transformation est une question de personnes humaines et sans elles, pas d’avancée majeure dans la transition numérique de l’entreprise. Il est donc essentiel que l’ensemble du personnel ait une vision commune et avance au même rythme sur le sujet de la transformation digitale. Pour avoir les meilleures chances de réussite dans cet exercice, six étapes doivent idéalement s’enchaîner pour le management.

Identifier les enjeux

Les objectifs de la transformation digitale varient d’une entreprise à une autre. Pour certaines, il s’agit simplement d’obtenir un avantage concurrentiel. Pour d’autres, c’est une question de survie. La transformation n’implique pas qu’il faille tout changer, mais nécessite un examen approfondi des processus existants. A quels niveaux les nouvelles technologies peuvent-elles aider ? Que peuvent-elles simplifier ? L’offre produit doit-elle être améliorée ? Toutes ces questions doivent être abordées au préalable.

Prendre en compte l’aversion au changement

C’est connu, l’être humain a naturellement une profonde aversion au changement. Il en résulte qu’en entreprise, la modification dans l’organisation du travail s’accompagne le plus souvent, dans un premier temps, d’un faible taux d’adoption des nouvelles procédures et des nouveaux outils, pouvant entraîner une baisse de productivité. Il faut en effet du temps pour maîtriser de nouveaux concepts, comprendre et mémoriser des procédures différentes. 

Aussi, après avoir choisi une nouvelle solution, il est chaudement recommandé de s’appuyer d’emblée sur les consultants de l’éditeur qui ont pour mission de favoriser le taux d'adoption dans les équipes et de les accompagner pour les utilisations stratégiques du nouvel outil.

Mettre en œuvre une stratégie de conduite du changement

Encore trop souvent oubliée, la mise en place d’une véritable stratégie de gestion du changement, englobant tout le personnel de l’entreprise, managers comme employés, est indispensable tout au long du processus de transformation numérique. 

Comment réagiront les employés à l’introduction des nouveaux process ? Comment les présenter ? Quels programmes de formation doivent être mis en place sur les nouveaux outils ? Quelles ressources de support devront être mises à disposition des utilisateurs ? Pour répondre au mieux à toutes ces questions, divers éléments devront être planifiés : 

• Les avantages et les inconvénients des nouveaux outils et process devront être listés et pris en compte.
• Chaque étape du processus de transformation devra être planifiée et suivie comme une gestion de projet classique.
• Un plan de communication interne, ciblant l’ensemble de l’organisation, devra être établi.
• Un chef de projet devra être désigné référent pour l’ensemble du processus.

Construire pas à pas une culture d’entreprise axée sur l’excellence

Les processus dans les entreprises ne sont plus linéaires ou séquentiels mais conditionnels. La fréquente évolution des conditions sur lesquelles repose un projet ou une stratégie, qui devient aujourd’hui la norme, peut nécessiter des modifications au sein d’un ou plusieurs processus préétablis, et les équipes doivent savoir s’y adapter à temps. 

La transformation digitale ne peut réussir sans le principe d’une amélioration continue des processus et ce principe doit être installé dans la culture d’entreprise. Les organisations ayant acquis leur culture digitale mettent toutes en application une révision régulière de leurs processus pour gagner en qualité et en efficacité.

Créer une équipe de supporters en interne

Aucun projet de transformation interne ne peut être mené sans supporters, chargés de diffuser la bonne parole et de convertir les sceptiques et les indécis à leur cause. Le recrutement dès la phase préparatoire de cette équipe de supporters, choisis parmi les « early adopters », est essentiel pour garantir que le taux d’adoption des nouveaux process et outils augmentera au rythme souhaité.

Communiquer régulièrement durant la transition et mesurer les résultats étape par étape

Un compte rendu constant des progrès achevés devra être réalisé à toutes les étapes du processus par le chef de projet. Notamment, il devra mettre en valeur les réussites, clarifier si besoin certains objectifs et rendre compte si nécessaire de la mise en place de formations supplémentaires ou d’une modification du rythme de la transition.

Enfin, des indicateurs de performance devront être déterminés et mesurés : nombre d’utilisateurs, niveau de satisfaction, retour sur investissement, temps d’exécution.

Andrew Filev, CEO, Wrike