La dématérialisation est un procédé qui consiste à passer d’un support papier à un support électronique, grâce à un traitement automatisé. Ce dernier se démocratise toujours plus, notamment car depuis 2020, l’ensemble des entreprises est soumis à la réglementation des factures électroniques. La loi prévoit également que, dès 2023, l’ensemble des factures émises par les sociétés françaises assujetties à la TVA devront progressivement être dématérialisées. La directive européenne 2014/55 ne cesse de pousser les Etats membres à généraliser la facturation électronique.

Ce sujet très stratégique pour les entreprises, et notamment pour les grands groupes, est complexe. Les informations pour pouvoir bien anticiper les obligations 2024 sont compliquées à obtenir.

Que va changer la loi ? Quels sont ses objectifs ? Ses avantages ? Comment bien anticiper ces changements ?

Des obligations à respecter

Les entreprises doivent donner une valeur légale à leurs factures, c’est-à-dire en assurer l’authenticité, la lisibilité et l’intégrité.

En 2024, elles auront l'obligation de transmettre les données de facturation à l’administration fiscale pour une pré-déclaration de la TVA. Et, à partir du 1er janvier 2024, toutes les entreprises devront être aptes à recevoir les factures sous format électronique.

Quels sont les objectifs de cette loi ? Celle-ci a pour objectif de :

• renforcer la compétitivité des entreprises et sécuriser les échanges commerciaux ;
• supprimer les contraintes de manipulation, de traitement et de potentielles pertes des factures papiers ;
• permettre aux entreprises de déclarer plus facilement la TVA grâce à des formulaires pré-remplis ;
• permettre à l'administration de diminuer le nombre d’erreurs pour plus d’efficacité et aux entreprises de gagner du temps lorsqu’elles souhaitent récupérer leur TVA ;
• lutter contre la fraude fiscale en permettant un suivi automatisé et régulier des déclarations et permettre au gouvernement de mieux connaître les activités des entreprises et pouvoir proposer des plans d’actions adaptés.

Cette réglementation de la dématérialisation entraîne donc beaucoup d’obligations mais elle entraîne également certains avantages pour les entreprises.

En effet, elle rend la gestion électronique des documents (GED) plus facile et fait gagner du temps lors de la ressaisie comptable ou lors de contrôles.

De plus, grâce à cette loi, les dépenses de traitement sont réduites. La numérisation des documents est simplifiée, l’accès à la signature électronique est facilité, les relations clients sont alors plus fluides et enfin les entreprises font des économies de matériel en réduisant la production de documents papiers.

Une entrée en vigueur à anticiper

Depuis la loi du 13 mars 2000, la signature électronique possède la même valeur juridique qu’une signature papier. Cette signature doit pouvoir garantir l'identité du signataire et l'intégrité du document signé, de manière à ce que l’authenticité de la facture ne puisse pas être contestée.

C’est en utilisant des technologies EDI (échange de données informatisées) que les entreprises peuvent avoir un échange direct, de système informatique à système informatique ou encore de documents normalisés. Elles assurent la traçabilité et l’authenticité des données échangées.

De plus, pour anticiper au mieux cette dématérialisation, les entreprises peuvent mettre en place un audit fiable pour assurer la traçabilité du processus de facturation, de son émission jusqu’à son archivage, ainsi que les conditions d’authenticité, de lisibilité et d’intégrité des factures. La piste d’audit fiable se concrétise par la description des processus de gestion du cycle de vie d’une facture.

Enfin, en utilisant des applications de dématérialisation, les entreprises s’assurent d’une sécurisation et d’une traçabilité accrues de leurs flux. En effet, en plus des certifications d’authenticité, les documents ne peuvent plus être égarés et prennent beaucoup moins d’espace pour leur stockage.

Un accompagnement à ne pas sous-estimer

La loi concernant la dématérialisation entraîne un profond bouleversement pour les entreprises. Elle engendre des obligations mais aussi des avantages et, pour arriver à être conformes, les entreprises doivent bien anticiper son entrée en vigueur et se faire accompagner si besoin. En effet, face aux échéances à venir, il est important de ne pas attendre pour se mettre en conformité. Tous les documents (factures, notes de frais...) doivent être digitalisés en temps réel. Il faut pouvoir créer et éditer les factures en ligne, avoir accès à un coffre-fort numérique sécurisé garantissant la fiabilité des documents.

La dématérialisation des notes de frais est déjà en marche dans les entreprises de grande taille et les PME de plus de 150 salariés. En revanche, elle est moins développée dans les petites structures. L'enjeu est de relier la note de frais au logiciel de paie qui détermine la complexité du processus.

La mise en place d’un processus de dématérialisation de la facturation est une première étape mais ne suffit pas. Pour se mettre en conformité avec la réglementation, les entreprises doivent également donner une valeur légale à leurs factures, c’est-à-dire en assurer l’authenticité, la lisibilité et l’intégrité. Pour cela, trois solutions leur sont ouvertes : la signature électronique, l’utilisation des technologies EDI et la piste d’audit fiable.

Lucie de Antoni, Directrice Marketing chez Jenji