La réglementation sociale évolue sans cesse, les conventions collectives également... difficile, pour une entreprise, de s'assurer que les personnes qui gèrent la paie sont toujours au top de l'actualité. Et côté salariés, c'est un sujet sensible : la moindre erreur est immédiatement relevée.

Des avantages en coûts, en organisation et en temps

Pour commencer, externaliser la paie permet de supprimer les coûts liés à la mise en place du logiciel de paie et de sa maintenance, et les coûts des salariés du service paie.

Mais les avantages vont bien au-delà. L'externalisation de la paie permet aux entreprises de :
- minimiser les risques liés à une législation en perpétuelle évolution. En faisant appel à un cabinet d'expertise comptable, les entreprises bénéficient d'une expertise reconnue et d'une veille juridique qui leur éviteront les conséquences potentiellement significatives engendrées par l'omission de la mise en place d'une nouvelle classification, d'une prime conventionnelle ou d'un régime de prévoyance par exemple ;
- respecter les obligations déclaratives aux différents organismes ;
- sécuriser le process de gestion de la paie en ne dépendant pas d'une personne qui est la seule à le maîtriser ;
- gagner du temps : un prestataire spécialisé est rompu aux difficultés de tous ordres : techniques, administratifs, contentieux rencontrées habituellement.

Un autre avantage important est de permettre un travail collaboratif entre les cabinets et les entreprises. Le plus souvent, les clients disposent d'un ou de plusieurs accès leur permettant de se connecter à tout moment pour consulter l'ensemble des documents mis à leur disposition. Ces accès peuvent être modulés en fonction des besoins de chacun (comptabilité, ressources humaines, contrôle de gestion) tout en respectant la confidentialité des données. Il sécurise la production de la paie en intégrant les particularités des conventions collectives qui sont mises à jour en temps réel (grilles de classification, cotisations, maintien de salaire, etc.).

Quels peuvent être les freins à l'externalisation de la paie ?

La conduite du changement pour les entreprises est parfois difficile : sentiment de perte de maîtrise de la gestion de la paie, contraintes organisationnelles, gestion décentralisée.
C'est la raison pour laquelle il est important d'anticiper et de préparer l'externalisation en s'appuyant sur le prestataire qui aura préalablement diligenté un audit de la paie, organisationnel et informatique, permettant un transfert sécurisé.

Quel est le bon timing ?

Une reprise intervenant en début d'année civile est à privilégier. Néanmoins elle peut être réalisée en cours d'année, mais dans ce cas avec un process plus lourd de reprise. Il convient, selon la taille des sociétés, de prévoir un délai d'un à deux mois pour la phase de diagnostic et de paramétrage.