Ce que les dirigeants d’entreprise attendent vraiment de l’information pour prendre des décisions fondées sur les données. Par Edward Hladky, Directeur Général d’Iron Mountain France.
Partout dans le monde, les dirigeants d’entreprise mesurent l’importance de valoriser l’information. Ils en font une priorité, mais il n’est pas simple pour autant d’atteindre cet objectif. Un dirigeant sur dix (12 %) en Europe et 2 1% aux Etats-Unis ont une confiance totale dans la capacité de leur entreprise à extraire un maximum de valeur de l’information. Ces faibles proportions s’expliquent en partie par une certaine incompréhension entre ceux qui créent, ceux qui gèrent et ceux qui utilisent l’information.
Une étude récente d’Iron Mountain qui compare les rôles et les points de vue des chefs d’entreprise et des archivistes et responsables de l’information en Europe [et aux Etats-Unis] démontre que 83 % des dirigeants européens (70 % aux Etats-Unis) ne comprennent pas ce que font leurs responsables de l’information. A l’opposé, 69% des archivistes et responsables de l’information en Europe (58 % aux Etats-Unis) reconnaissent qu’ils ne savent pas exactement ce que veulent leurs dirigeants et ce qu’ils attendent de l’information et ils sont 76 % (75 % aux Etats-Unis) à s’interroger quant aux attentes vis-à-vis de l’information de leurs collègues des services marketing, financier et de fabrication.
On imagine aisément l’impact de cette confusion mutuelle sur les opérations. Une étude mondiale révèle que 27 % seulement des dirigeants de sociétés pensent que leurs salariés ont accès aux données dont ils ont besoin, et ils sont 42 % à reconnaître que l’accès à leurs données est fastidieux.
Quelles sont donc les attentes des dirigeants vis-à-vis de l’information ?
Etonnamment, alors que l’objectif affiché est d’extraire des renseignements décisionnels exploitables de l’information, la plupart des entreprises s’emploient plutôt à verrouiller l’information : pour 81% des entreprises européennes, la priorité est de limiter les risques de violation de données et pour 76 % d’éviter les litiges et les amendes pour non-conformité. Cette attitude pourrait changer du fait qu’un nombre croissant d’entreprises prennent conscience que pour valoriser les données, il faut les rendre plus facilement accessibles pour les départements de l’entreprise qui souhaitent les utiliser. Mais avant de pouvoir élargir l’accessibilité des informations en interne, certaines dispositions de protection de la confidentialité et de la propriété intellectuelle doivent s’appliquer ; les documents devront, par exemple, être expurgés de certains types de données ou rendus anonymes.
L’information aide les dirigeants à prendre des décisions en connaissance de cause. Pour savoir de quelles informations les hauts dirigeants ont besoin, les archivistes et responsables de l’information doivent comprendre le fonctionnement du processus décisionnel et le rôle que l’information joue ou qu’elle devrait jouer.
44 % des directeurs généraux disent prendre une décision véritablement importante par mois. En Europe, ces décisions portent essentiellement sur le développement de l’entreprise par la commercialisation de nouveaux produits, la pénétration de nouveaux marchés ou encore des accords de partenariat avec des concurrents. (Aux Etats-Unis, 21 % des décisions importantes portent sur la réduction de l’activité)
Deux tiers des dirigeants constatent qu’ils ont changé leur façon de prendre des décisions depuis qu’ils ont davantage accès à l’information. Mais ils disent aussi ne pas avoir le temps d’explorer de gros volumes d’informations brutes, complexes, obsolètes ou imprécises. La moitié des directeurs généraux (52 %) interrogés reconnaissent mettre de côté les informations qu’ils ne comprennent pas instantanément. Par conséquent, l’information partagée avec les dirigeants doit être claire et pertinente : ce qui suppose une étape de filtrage pour en extraire des renseignements utiles et faciliter l’analyse. En fonction de la taille de l’entreprise ou de sa spécialité, la responsabilité d’analyse des données peut être confiée à une personne ou une équipe dédiée. Le responsable des données ou data scientist, quand la fonction existe dans l’entreprise, peut être un partenaire de l’archiviste ou du professionnel de l’information et l’aider à comprendre les données, quels usages en faire et les traduire en renseignements utiles à communiquer aux décideurs.
De leur propre aveu, les professionnels de la gestion des archives et de l’information doutent de leur capacité à extraire de la valeur des données en leur possession. 84 % de ceux que nous avons interrogés en Europe (81% aux Etats-Unis) se disent confiants dans leur capacité à aider les décideurs dans leur entreprise à valoriser au maximum l’information, à condition de mieux comprendre ce que l’on attend d’eux.
La bonne nouvelle est qu’il est plus facile de remédier à une situation d’incompréhension qu’à une pénurie de compétences. La solution est à deux volets : tout d’abord, les professionnels de l’information doivent adopter une démarche plus proactive de compréhension des besoins d’information des décideurs. Ils doivent s’intégrer davantage aux autres équipes, aux professionnels de l’analyse des données par exemple, et se rendre plus visibles aux yeux de la direction. Dans un second temps, les dirigeants d’entreprise doivent instaurer une culture qui assoit la fonction des archivistes et responsables de l’information et qui sensibilise davantage à l’importance de leurs contributions. Un pont pourrait alors être jeté et faciliter la circulation de l’information dans les deux sens et les échanges de connaissances à valeur ajoutée.
Par Edward Hladky, Directeur Général d’Iron Mountain France.
