L’étude a pour but d’évaluer le niveau d’équipement actuel au sein des entreprises, les pratiques de numérisation, les principaux enjeux de la gestion documentaire, les projets et pistes d’amélioration concernant la GED et les besoins spécifiques selon les métiers de l’entreprise.

L’enquête révèle que 89 % des entreprises considèrent la conservation et l’archivage des documents sous format électronique comme un enjeu majeur. 64 % des entreprises ne sont pas équipées d’un système de gestion du document, 3 entreprises sur 5 reçoivent plus de trois quarts de leurs factures au format papier, et pour 9 factures reçues sur 10, la saisie des informations comptables s’effectue manuellement. Les courriers entrants et les factures fournisseurs sont les documents les plus chronophages et qui nécessitent le plus d’interventions humaines. Par ailleurs, près de 60 % des entreprises redoutent des erreurs d’écritures comptables. 29 % des sondés déclarent ne pas avoir planifié de projet lié à la gestion de documents. Parmi ceux qui sont en cours de réflexion, la gestion documentaire et l’archivage électronique restent les principaux projets et représentent près de la moitié des projets en cours de réflexion.

Gain de temps, amélioration de la productivité, traçabilité et qualité des processus sont les principaux bénéfices recherchés. Le facteur de réussite fondamental est souvent le pilotage du projet par le métier. Les habitudes utilisateurs constituent le frein principal aux projets de numérisation, alors que le coût n’est pas un facteur prépondérant, ce type de projets possédant en général un important retour sur investissement. L’accompagnement des utilisateurs et l’implication des responsables fonctionnels sont essentiels à la réussite des projets.