La loi 1901 sur les associations ne prévoit pas d'obligations comptables. Mais il reste conseillé de tenir une comptabilité par souci de bonne gestion. De plus, même si la loi ne prévoit rien en la matière, la tenue d’une comptabilité peut être exigée dans certaines dispositions des statuts mais aussi lorsque le groupement présente des caractéristiques complexes.
Avant d’aborder les différents mécanismes de comptabilité d’une association, notons que certains principes doivent être respectés par le comptable de l’entité.
Les principes inhérents à la comptabilité d'une association
Premièrement, la comptabilité doit répondre au principe de fidélité, c’est-à-dire que la situation des opérations de l’association doit être décrite de façon adéquate et claire. Aussi, il est important de respecter les règles et procédures en vigueur. Par ailleurs, le comptable doit faire preuve d’une grande sincérité : le principe de bonne foi est à la base de toute administration qui se respecte. Enfin, le comptable de l’association doit exercer ses fonctions avec prudence : il doit faire attention à ne pas donner une vision trop optimiste de la situation financière du groupement.
En fonction de la taille de l’association, les dirigeants peuvent choisir de tenir une comptabilité de trésorerie ou bien une comptabilité d’engagement.
La comptabilité de trésorerie
Aussi appelée comptabilité en partie simple, la comptabilité de trésorerie est le type de comptabilité le plus simple. Elle est la solution idéale pour les associations qui paient leurs fournisseurs au comptant et qui n’ont par conséquent pas de dettes. Comment procéder ? Il suffit d’ouvrir un registre « recettes-dépenses », de le tenir proprement et d’y inscrire les encaissements et les décaissements. Ces écritures doivent être classées dans un ordre chronologique afin de vérifier le solde de trésorerie en fin d’année.
La comptabilité d’engagement
Il s'agit là d'une comptabilité plus complexe, qui s’adresse aux associations plus importantes. Lorsqu’une association paie des fournisseurs à crédit, elle est alors dans l’obligation de tenir ce type de comptabilité. En effet, pour pouvoir rendre des comptes aux partenaires et sociétaires, une simple comptabilité de trésorerie ne suffit pas. Le comptable devra alors établir des états financiers, contrôler l’ensemble des comptes de manière régulière, etc. L’utilisation de logiciels de comptabilité est ici fortement recommandée.
Bon à savoir
Petite précision juridique : aux termes de l’article 323-3 du code pénal, « le fait d'introduire frauduleusement des données dans un système de traitement automatisé, d'extraire, de détenir, de reproduire, de transmettre, de supprimer ou de modifier frauduleusement les données qu'il contient est puni de cinq ans d'emprisonnement et de 150 000 euros d'amende ».
Il est donc formellement interdit de procéder à une rectification des écritures comptables. Cet acte constitue premièrement un non-respect des règles comptables mais aussi un délit informatique. Ainsi, pour modifier une écriture, il suffit de la contre-passer, c'est-à-dire de l'inscrire à l'envers, puis d’y substituer une autre écriture.
Flora Ait-namane
