Bureaux de représentation en France : bien anticiper le prélèvement à la source

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Une tribune de Charles-Emeric Leroy, Directeur Associé Social & RH chez GMBA.

Le prélèvement à la source pose un cas particulier aux entreprises étrangères qui ne disposent que d’un bureau de représentation en France et non d’une filiale à part entière.

A compter de février prochain, l’administration fiscale va récupérer l’impôt collecté par les entreprises par prélèvement. Si la structure paie déjà sa TVA ou son impôt sur les sociétés via le compte impots.gouv, cela n’implique pas de nouvelles démarches dans la mesure ou le RIB est le même.

En revanche, pour les entreprises qui ne disposent que de bureaux de représentation en France, une procédure doit être mise en place. Il faut impérativement :

  • créer un compte professionnel sur le site impots.gouv.fr ;
  • y enregistrer les coordonnées du compte bancaire (au format SEPA B2B) servant au reversement du prélèvement à la source « compte bancaire en zone SEPA » ;
  • imprimer le mandat SEPA B2B, le signer et l'adresser à sa banque ;
  • prendre un représentant fiscal et étendre le mandat de représentation au prélèvement à la source pour les entreprises hors UE.

Compte SEPA

Depuis 2014, l’ensemble des comptes bancaires européens répondent à la norme SEPA, dans le but de faciliter les échanges financiers entre les pays. Dans le cadre du prélèvement à la source, il est nécessaire de disposer d’un compte SEPA, ce qui peut poser un problème aux entreprises étrangères non européennes. La zone SEPA couvre en effet les 27 Etats membres de l’UE ainsi que la Suisse, le Liechtenstein, Monaco, la Norvège et l’Islande.

Pour effectuer un virement SEPA, l'utilisation d’un code IBAN et d’un code BIC est obligatoire afin d'identifier le débiteur et sa banque. A défaut donc d’avoir d’un SEPA, il faudra soit ouvrir un compte bancaire en France, soit faire effectuer le paiement par le représentant fiscal ou le cabinet comptable.

Espace professionnel sur impots.gouv

Par ailleurs, le système de reversement par prélèvement est adossé à l’espace professionnel sur le site internet impots.gouv.fr. Si l’entreprise ne dispose pas d’un tel espace, il est indispensable de le créer dès que possible. Dans ce cas, il existe deux solutions : soit l’entreprise crée directement son compte professionnel, soit le représentant fiscal nommé en France effectue cette démarche pour le compte de l’entité.

La nomination d’un représentant fiscal est une obligation pour les entreprises hors UE qui n’ont qu’un bureau de représentation en France. Ce dernier est l’intermédiaire entre l’Etat français et l’entreprise étrangère. Son rôle est de garantir la véracité des déclarations fiscales. Dans le cadre du prélèvement à la source, il doit s’assurer, au nom de la société, que les prélèvements ont bien été acquittés par l’administration fiscale.

Pour les entreprises de moins de 50 salariés, l’ensemble de ces démarches doivent être accomplies avant le 18 février, date du premier prélèvement.

Charles-Emeric Leroy, Directeur Associé Social & RH chez GMBA

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